Comment organiser une réunion de travail efficace ?

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Avec en tête quelques règles de base, il deviendra aisé d'organiser une réunion de travail qui remplira parfaitement son rôle tout en apportant satisfaction aux participants.

Une bonne préparation avant toute chose

Une réunion de travail a pour but de faire avancer les choses. C'est la raison pour laquelle il n'est pas conseillé d'improviser.

Que ce soit pour :

• présenter de nouveaux produits

• préparer un lancement commercial

• définir un plan stratégique d'affaires

• recadrer des objectifs

• ou aboutir à une décision collégiale

La préparation rigoureuse du déroulement de votre réunion saura garantir un cadre précis et dynamisant pour les participants.

Au bout du compte, vous aurez établi un plan de réunion qu'il s'agira de suivre et dont vous respecterez les horaires et objectifs. Veillez aussi à ne pas trop traîner en longueur.

Définir des objectifs

Ce premier travail de préparation trop souvent négligé commence par une définition rigoureuse des objectifs que votre réunion d'entreprise vise à atteindre. Ils peuvent être, entre autres, des objectifs de résultat, d'intégration d'informations nouvelles ou à réviser, ou encore l'établissement d'une stratégie.

Notez par ailleurs qu'établir et partager l'agenda de la réunion participe de la facilité à suivre et à réaliser les objectifs fixés.

Le choix du lieu

Privilégier une salle de réunion à Montréal dont le confort et les équipements seront à la hauteur de l'importance du rendez-vous est un pré-requis. Vous vérifierez la présence de tout support technologique nécessaire et des possibilités de modularité des lieux.

Vous ne chercherez pas à impressionner vos participants, mais simplement à leur offrir le cadre idéal pour une meilleure concentration et obtenir leur entière attention.

Le choix des participants

Allez-vous inviter tout le bureau à suivre un séminaire de vente ? Bien sûr que non. Chaque participant doit avoir sa place, que ce soit :

• un rôle à jouer (direction des débats, animation, aide à la présentation, décisionnaire, etc.)

• une responsabilité

• des informations à intégrer

• des compléments d'information à apporter

• des réponses à donner

Nous ne sommes plus dans les années soixante et personne ne doit aujourd'hui être présent dans une réunion pour faire le café ou bayer aux corneilles. Le temps de chacune et de chacun est précieux.

Assigner les responsabilités aux bonnes personnes

Qui dirige ? Qui fait passer les diapos ? Qui prend la parole ? Pour ne pas risquer de voir se transformer une réunion professionnelle en débat télévisé sans queue ni tête, le meilleur moyen reste de confier la tâche de diriger la réunion à une personne au talent naturel d'animatrice ou d'animateur.

Ce sera peut-être décevant de l'apprendre, mais ce n'est peut-être pas vous qui organisez la réunion qui possédez ce talent, nous en sommes désolés !